Mission

 

La personne a pour mission de garantir le bon fonctionnement des « gîtes de groupe » et d’assurer la continuité des services.

 

Mener à bien cette mission nécessite une double approche. Elle suppose à la fois une gestion courante centrée sur un travail administratif ainsi qu’un travail analytique et de réflexion sur le long terme.

 

Tâches

 

La personne assume les tâches suivantes :

Gestion courante

• Être en contact et s’assurer de la bonne collaboration de l’ensemble des parties prenantes (équipes du Secrétariat, gérants des gîtes de groupes, autorités locales, voisins des gîtes, prestataires de service).
• Faciliter et développer l’exploitation des gîtes de groupes (entretien, communication, commercialisation, réservation, gestion administrative) ; communiquer les informations récoltées aux bons services afin d’assurer un suivi adéquat.
• En collaboration avec l’équipe Secrétariat gîte des groupe, assurer la gestion des réservations de séjours, traiter des demandes (mails et téléphoniques) ; maîtriser le logiciel de réservation.
• Assurer le suivi des gérants de gîtes de groupes en organisant régulièrement des contacts et réunions.
• Assurer le suivi des volontaires.
• Contrôler les flux financiers (vérifier les factures de prestataires, analyser les équilibres économiques, …) et effectuer des encodages de facture sous la supervision du comptable.
• Dynamiser et participer à l’ancrage local des gîtes de groupe, notamment en organisant avec les gérants des évènements à destination des riverains, bénévoles, publics propres au gîte.
• Organiser des séjours dans les gîtes de groupe (séjours scolaires, chantiers internationaux, …)
  • Faire le lien entre le groupe et le gérant, trouver des solutions d’intendance
  • Organiser/planifier les activités et animations des groupes
• Organiser des projets dans les gîtes de groupe
  • Chercher des subsides
  • Créer des partenariats avec d’autres associations
  • Gérer la mise en place logistique des projets

 

Analyses et vision sur le long terme

• Analyser le fonctionnement des gîtes de groupe, leurs contraintes (techniques, financières, immobilières, …) et réglementations, proposer des pistes d’amélioration des processus de travail.
• En collaboration avec l’équipe « infra », s’assurer de la stratégie d’utilisation des gîtes, de leur exploitation et de leur entretien à long terme.
• En collaboration avec l’équipe commerciale, analyser les cycles de réservations, identifier de nouvelles offres et de nouveaux publics.
• Formaliser le travail : réaliser ou mettre à jour les procédures nécessaires.
• Etablir les priorités d’actions à venir, anticiper les actions à entreprendre.

 

Ponctuellement

• Renforcer les équipes en cas d’urgence, d’absences ou de surcroit d’activité, au Secrétariat comme dans les gîtes.
• Prendre part à l’organisation des évènements, activités et actions de promotion.

Profil

Le candidat aura

• Un diplôme de l’enseignement supérieur
• Une expérience des organisations de jeunesse et/ou de la pratique des séjours (camps, stages, classes vertes, …)
• La capacité d’analyser, de synthétiser et d’identifier des pistes d’amélioration
• Une attitude dynamique, une bonne dose de créativité et la capacité de prendre des initiatives
• Une maîtrise des outils informatiques
• Une connaissance de l’anglais et/ou du néerlandais
• Une très bonne organisation, de la flexibilité et une grande polyvalence
• La capacité d’identifier les bons interlocuteurs et de collaborer avec des nombreuses personnes et services sur un mode de co-construction
• Le permis B
• Un passeport APE

 

Le contrat proposé est un temps plein à durée indéterminée.
Lieux de travail : siège de Namur, possibilité de télétravail partiel, déplacements réguliers à Bruxelles et dans les Gîtes.

 

Candidature

 

Les candidatures (CV et lettre de motivation) sont à envoyer à l’attention de Benoît César, Secrétaire général, pour le 19 octobre 2023 au plus tard, uniquement via l’adresse job@kaleo-asbl.be.

Veuillez nommer vos documents en respectant la formule suivante : NOM_PRENOM_CV et NOM_PRENOM_LM et d’indiquer la fonction dans l’objet du mail.