Mission
Le.la chargé.e de projets administratifs a pour mission de participer à la gestion des infrastructures.
Il.elle prend notamment en charge une partie du suivi administratif en lien avec le suivi des bâtiments et le respect des normes. Il.elle participe à la planification des interventions à court, moyen et long termes.
Tâches principales
- Suivi et mise à jour de documents administratifs en lien avec les infrastructures
- Suivi des dossiers de subvention, identification de nouveaux dispositifs de subventions et de primes
- Suivi des ASI (constitution du dossier, visite pompier, suivi des travaux,…)
- En collaboration avec l’équipe « infra », gestion de la boite mail patrimoine (interventions urgentes, contacts avec les corps de métier, suivi du calendrier,…)
- Actualisation des plannings des interventions dans les infrastructures
- Prise en charge de la veille réglementaire
- Recensement des normes et obligations
- Suivi des changements de normes/obligations
- Mise en place des suivis nécessaires
- Communication aux équipes
- Gestion des contrats
- Suivi / vérification / analyse des contrats en cours
- Analyse des besoins pour les nouveaux contrats globaux
- Rationalisation des achats
- Suivi des équipements
- Organisation d’un recensement du matériel et des garanties
- Planification des investissements
- Prise en charge du suivi de certaines obligations vis-à-vis du personnel : Vestiaire / douche / salle de repos / Vêtement de travail / règlementation concernant l’utilisation de matériel (échelle, outils, …) /…
- Identification des procédures à mettre en place et participation à leur rédaction
- Participation aux autres missions du service patrimoine (suivi de la maintenance – marchés publics – …)
- Visites régulières dans les gîtes
Qualifications et qualités requises
La fonction requiert :
- Un diplôme de l’enseignement supérieur ou de l’expérience équivalente,
- Une formation ou une expérience en gestion administrative,
- De l’intérêt pour les infrastructures, bâtiments et travaux,
- La capacité d’identifier les processus à améliorer et de proposer des solutions,
- La capacité de comprendre et respecter les obligations administratives, légales et règlementaires,
- Une très bonne organisation et la capacité d’articuler son travail avec celui des autres (travail en équipe et en réseau),
- Une maitrise des outils informatiques classiques ainsi que la capacité de se former et de créer des procédures pour les nouveaux outils,
- Une connaissance de la logique des marchés publics est un plus,
- Une grande capacité de rédaction et de synthèse ainsi qu’une rigueur administrative,
- Le sens des priorités
- Le permis B,
- Une sensibilité associative,
- Un contact interpersonnel aisé et une bonne dose de dynamisme.
Le contrat proposé est un temps plein CDI. Le lieu de travail principal est à Namur avec des déplacements à prévoir en Wallonie et à Bruxelles. La rémunération est liée à la commission paritaire 302.
Candidature
Les candidatures (CV et lettre de motivation) sont à envoyer à l’attention de Benoît César, Secrétaire général, pour le 19 octobre 2023 au plus tard, uniquement via l’adresse mail job@kaleo-asbl.be.
Merci de nommer vos fichiers PDF selon la formule suivante NOM_Prénom_CV et NOM_Prénom_Lettre et d’indiquer « Candidature chargé de projets administratifs » en objet de votre mail.
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